« On a besoin d’un PMO » et « on a besoin d’un gestionnaire de programme » sont deux demandes souvent utilisées de façon interchangeable dans beaucoup d’organisations retail. Ce n’est pourtant pas la même chose, et se tromper coûte cher : on finit par embaucher le mauvais profil, cadrer le mauvais appel d’offres, ou mettre en place une gouvernance qui n’a rien à gouverner.
Voici la vraie différence.
La gestion de programme, c’est un leadership propre à une initiative
Un gestionnaire de programme prend en charge un ensemble défini de projets interdépendants qui avancent vers un résultat d’affaires précis — une consolidation de systèmes en magasin, une cession, une nouvelle plateforme B2B. Le rôle a un début et, éventuellement, une fin. Il existe pour livrer ce résultat : aligner échéanciers et budgets entre les projets sous sa responsabilité, gérer les risques inter-projets, et faire rapport au comité de pilotage sur l’avancement de ce programme.
Une fois le résultat livré — ou si l’organisation décide qu’il ne vaut plus la peine de continuer — le mandat du gestionnaire de programme est en grande partie terminé.
Un PMO est une capacité permanente
Un bureau de gestion de projet ou de programme (PMO) est une infrastructure, pas une initiative. C’est le modèle opérationnel qu’une organisation utilise pour mener plusieurs initiatives avec cohérence : cadence de gouvernance, gabarits de suivi, guides de livraison, processus de dotation, et souvent le bassin de talents en gestion de projet lui-même.
Un PMO ne livre aucun résultat en particulier. Il augmente les chances de succès de chaque programme qui y transite, en donnant à chaque gestionnaire de programme la même discipline sur laquelle s’appuyer, plutôt que de réinventer la gouvernance à chaque fois.
Où la confusion vous coûte réellement quelque chose
J’ai vu des organisations retail rédiger un appel d’offres pour « un gestionnaire de programme pour notre transformation numérique » alors qu’elles avaient en réalité besoin d’un PMO — parce qu’il n’allait pas y avoir un programme, mais six, lancés sur dix-huit mois, avec des commanditaires et des fournisseurs différents. Embaucher un seul gestionnaire de programme dans cette situation, c’est soit étirer le rôle au-delà du raisonnable, soit laisser cinq des six initiatives avancer sans aucune gouvernance.
J’ai aussi vu l’inverse : une organisation met en place un PMO complet — gabarits, cadence de pilotage, outil de suivi — pour ce qui est, en réalité, une seule initiative complexe mais unique. Le PMO devient une structure administrative sans rien à standardiser, puisqu’un seul programme y transite.
Une façon simple de savoir de laquelle vous avez besoin
Posez-vous deux questions.
Y a-t-il un seul résultat, ou plusieurs? Un résultat complexe, multi-projets mais unique — un remplacement de système, une intégration post-acquisition, le lancement d’une plateforme — pointe vers la gestion de programme. Plusieurs initiatives menées en parallèle ou en séquence, ayant chacune besoin de la même discipline, pointent vers un PMO.
Le besoin survit-il à l’initiative? Si le modèle de gouvernance et de suivi devrait continuer d’exister une fois ce programme précis terminé, vous avez besoin d’un PMO. S’il existe pour servir ce programme et peut être démantelé avec lui, vous avez besoin d’un gestionnaire de programme.
La plupart des organisations retail qui mènent un programme de transformation sérieux sur plusieurs années ont besoin des deux, à différents moments — un PMO comme capacité permanente, et des gestionnaires de programme pour mener les initiatives spécifiques qui y transitent. L’erreur n’est pas de vouloir l’un ou l’autre. C’est de ne pas être explicite sur celui dont vous avez réellement besoin avant de rédiger la description de poste ou l’appel d’offres.
Si vous n’êtes pas certain de ce qu’exige votre situation, faites l’évaluation de transformation retail gratuite pour une lecture structurée d’où en est réellement votre programme avant de cadrer le rôle. J’offre à la fois la gestion de programme et la mise en place de bureau de projet (PMO) comme services distincts, précisément pour cette raison — discutons de ce qui convient à votre situation.